失敗が許されないからこそ求められる徹底した試験運営力

国家試験や大学入試、民間の検定試験など、さまざまな試験運営を行うライセンスマネジメント局の土屋。実際に業務を担当してきたからこそ語ることができる、徹底された試験運営の裏側とは。

試験会場は、受験者、クライアント、双方の緊張感がみなぎる場

私たちの業務は、全国規模の大型国家試験をはじめ、各種検定試験、大学入試など試験運営業務ですが、その内容は、試験会場となるイベントホールや大学などの選定・予約手配、実地調査に始まり、運営スタッフの手配や教育、備品や機材等の手配、試験当日の運営など多岐にわたります。

私たちが担当している「試験」は、受験者にとって長い時間をかけて準備してきた成果を発揮する場。結果次第では人生を左右するような場合もあります。受験者だけではなく、主催するクライアントにとっても大変な緊張感があり、私たち運営側としては決して失敗は許されないというプレッシャーの中、気を引き締めて業務にあたっています。

試験運営の要（かなめ）は、「全会場での公平公正な受験環境づくり」の徹底

たとえば全国一斉に実施する大型試験では、北海道から沖縄の全会場で試験環境に差が出ることは厳禁のため、「全会場での公平公正な受験環境づくり」の徹底が求められます。特に国家試験の場合は、会場照度が300ルクス以上と規定されているケースもあり、試験会場を決定する際には照度計で計りながら、机を設置する場所を決定していきます。また、受験者の歩く導線にも注意が必要です。机がドアに近すぎないか、通路幅をどれくらい確保するのかなど、受験者が勉強してきた成果を最大限に発揮できるように細かい箇所にも気を配った会場づくりを行います。

大きい試験会場になればなるほど室温や騒音、トイレの数にも配慮しなければなりません。トイレの順番を待っていたことで、万が一試験時間に遅れてしまうことがないようにすることも、私たちの業務と考えています。受験者の男女比や年齢層によって必要なトイレの数は異なるので、過去の受験者データなどと照らし合わせ、必要に応じて仮設トイレを手配することもあります。ほかにも冬場の試験であれば、体調を崩してしまう受験者も多くいるため、急な体調不良者もケアできるように看護師を待機させるなどしています。

「成功して当たり前」。その先の提案をする「試験運営のプロ」でありたい。

また、私たちの仕事では、試験問題や受験者の個人情報など、機密性の高い情報を取り扱う機会が多いという特性もあります。機密情報は私たちだけではなく、運営スタッフなど不特定多数の者も取り扱いますので、解答用紙の紛失や試験問題の盗難などの事故が決して起こらないよう、チェック体制や確認フローの構築、スタッフへの教育も徹底しています。

試験運営業務は、事故なく安全に成功させるのが当たり前。成果が褒められるということはあまりありません。ですが、長くお付き合いさせていただいているクライアントからは、運営に関する助言を求められたり、ご相談を受けたりすることも多くあります。それは私たちが「試験運営のプロ」として認めていただいているからだと実感しています。クライアントの課題を的確にヒアリング・把握し、解決策を先回りして最適な提案をしてこそ「プロ」。クライアントからの期待や信頼に応えたいという一心で、私たちはこの業務に取り組んでいます。

JTBコミュニケーションデザインでは、試験運営業務を20年近く行っており、さまざまな試験を通して培ったノウハウがあります。クライアントの課題に応じた解決策を提案できるのも、長年培ってきた経験があるからこそ。クライアントと打ち合わせをする中で、受験者が伸び悩んでいるという声もよく聞きます。最近では受験者を増やすための施策提案もさせていただき、試験運営のトータルプロデュースも任せていただくこともあります。今後はJTBコミュニケーションデザインがもつ豊富な人材と試験運営ノウハウを活かし、受験者数アップの施策や運営の効率化などにも取り組んでいきたいです。